改正電子帳簿保存法対応はどこから手を付ければよいのか？

電子帳簿保存法をさらっとおさらい

電子帳簿保存法とは、仕訳帳や請求書、見積書といった国税関係帳簿書類を電子データ保存やスキャナ保存することを認めた法律です。
従来、こうした書類は紙で保存するのが一般的でしたが、政府は現代社会におけるICT活用を積極的に推進しており、2005年には紙の書類をスキャンして電子保存をすることが認められ、2016年にはスマートフォンやデジタルカメラで撮影したものを電子保存することが認められるなど、電子帳簿保存法の対象範囲はますます広がっています。2022年には保存要件の大幅な緩和がされており、これまで以上に帳簿書類を電子化しやすくなりました。

（詳しくは「電子帳簿保存法とは」や「電子帳簿保存法に適用するメリットをわかりやすく解説！」のページをご覧ください。）

改正電子帳簿保存法対応のすすめ方

それでは、どのように改正電子帳簿保存法への対応を進めていけばよいのでしょうか。会社には様々な部門で様々な帳簿や伝票といった帳票が存在しています。次の図をご覧ください。

この図を「どの部門」の「どの帳票」を紙から電子に変えていくかという視点で見てみます。
まずは「紙の処理が多い部門がどこか」「今後紙から電子化していきたい帳票は何か」について考えてみましょう。そして紙の処理が多い部門や電子化したい帳票を踏まえ、電子帳簿保存法に対応する範囲を検討します。

取引先から電子データで受領した帳票類を印刷し紙で保管するのではなく、電子データのまま保管するなど「改正電子帳簿保存法で義務化されている電子取引に係るデータ保存の部分だけ」の最低限の対応にとどめるか、それとも自社で行う各種帳票の作成から発行といったものも含めて電子化するのか等、電子化する対象範囲を決めていくことをおすすめします。

改めて社内の業務や帳票を見返すと、様々な紙による処理や非効率的だと感じる業務があることが見えてくるのではないでしょうか。
電子帳簿保存法に対応することは、紙の帳票を減らしペーパーレス化（電子化）をすすめることになります。ペーパーレス化をすることのメリットは、各部門が任意のタイミングで必要な書類を検索・参照できるようになることや、リモートワークへの対応などの業務効率化、印刷費・郵送費・印紙代・保管場所等の費用（コスト）削減、紙の紛失や盗難、置き忘れなどのリスク回避、セキュリティ対策・内部統制の強化など多岐にわたります。

法令対応を目的とするのではなく、対応することによるメリットを意識し、まずはできる所から改正電子帳簿保存法対応に取り組んでいきましょう。

会計システム・販売管理システムに関連する対応ポイント

改定電子帳簿保存法への対応イメージが少しずつ沸いてきたのではないでしょうか。では次に、会社運営において重要な役割を担っている基幹システムである「会計システム」と「販売管理システム」に焦点をあてて、改正電子帳簿保存法対応について見てみましょう。

会計システム

会計システムを使って、帳簿作成等の会計業務をシステム化している場合、まずは使用している会計システムが電子帳簿保存法にどのように対応できるのか会計システムメーカーや販売店に確認しましょう。使用している会計システムでは対応しきれない紙の帳票が発生するようであれば、会計システムメーカーから提供されているオプション機能を追加で導入したり、会計システムと連携が可能な別の製品を導入することで、会計システムに足りない部分の補完ができ、紙業務を電子上で行う方法に変えることが可能です。

例えば精算書の処理において、証憑の受領から保管までを紙でやり取りしている場合は、精算システム等を活用することで電子上のやり取りに置き換えることができます。
もし会計システムを使用していない場合は、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入することで、電子帳簿保存法の適応と電子化による業務効率化を図ることができますのでぜひ検討してみてください。

販売管理システム

販売管理システムは、一般的にお客様への見積提示→注文→在庫管理→（仕入）→出荷・納品→売上計上→請求→回収という流れで行われる、一連の販売業務を管理するシステムです。こちらも会計システムと同様に、まずは使用している販売管理システムが改正電子帳簿保存法にどのように対応できるか確認をしましょう。
販売管理システムで対応しきれない紙の帳票がある場合は、販売管理システムと連携する製品を導入することで、紙業務を電子上で行う方法に変えることが可能です。

2022年の改正電子帳簿保存法によって、メールや電子契約サ―ビスを利用して送付したり受け取った見積書・契約書・領収書・発注書などの文書データを “紙にプリントアウトして保存すること”が、税務上認められなくなりました。
電子データとして保存・管理する方法としては、電子保管サービスの利用をおすすめします。電子保管サービスは一般的に、部門を問わず様々な取引書類をクラウドサービス上にアップロードすることができ、会計システムや販売管理システム上では管理されない書類を、電子データとして効率的に保管することが可能です。

各部門の業務に関連する対応ポイント

会計システムと販売管理システムに焦点をあてた対応について説明しました。ここからは部門別の視点でどのような検討を行うのがよいか説明します。

営業部

営業部門では販売管理システムで請求データを確定した後、請求書を紙に印刷して、封入・発送する作業を行っていませんか？その場合は、請求書の電子化と自動送付が可能なサービスの利用がおすすめです。
また請求書だけでなく、納品書や支払明細書などのあらゆる帳票の発行から発送までを自動化できるサービスもあります。こういったサービスを利用することで、電子帳簿保存法対応と合わせて、大量の紙書類を扱う作業から脱却し、営業部門の業務改革を実現できます。

総務部

契約書を集中管理している場合が多い総務部では、契約書の管理方法を見直してみましょう。契約書を紙で締結・保管している場合は、どのような契約書があり、契約期間はいつからいつまでで、原本をどこに保管しているのか等を紙やExcelの台帳を作成し管理しているかと思います。いざ「契約の有無について確認したい」、「契約書の内容を見返したい」となった時は、該当する契約書を探し出すのに一苦労ではないでしょうか。

そんな課題を解決するためには、契約管理サービスの利用がおすすめです。
紙の契約書を電子データとしてシステムにアップロードすると、AIが契約書の中身をシステムに自動入力してくれるので、管理台帳の作成工数を削減できます。どこからでも素早く参照できるようになり、契約終了日や更新日の事前通知設定も可能です。

締結済みの契約書だけでなく、今後締結する契約書の電子データ化については電子契約サービスの利用をおすすめします。契約書は従来紙で郵送され、社内回覧などで承認を経て、押印をした上で返送していたかと思います。電子契約サービスを導入することで、日々様々な部門が結ぶ契約（注文・請負契約・保守契約・雇用契約等）をインターネット上で締結し、締結から文書管理までを一貫して行うことができます。電子契約であれば印紙が不要になり郵送代を含めコスト削減につながります。
押印も不要になるため、リモートワークを行っている会社であれば契約書の手続きのためにわざわざ出社するという必要がなくなります。

仕入・調達部

納品書や請求書を多く受け取る仕入・調達部門では、相手側からどのような形式で書類が送られてきているのかを確認し、受領した際にどのように対応するのかを見直してみましょう。

電子取引であれば受領した書類を電子データのまま保管することで、改正電子帳簿保存法への対応が可能です。さらに電子保管サービスを利用すれば、受け取った書類をクラウドにアップロードすることでAIが書類を判別し分類管理を効率的に行うことができます。業務改革も視野に入れた検討をする場合は、メール添付や郵送といった様々な手段・形式の請求書を全てオンラインで受け取ることができるサービスを検討するのも良いでしょう。

書類の電子データ化の方法は導入するシステムやサービスによって異なりますので、検討の際は確認するようにしましょう。オペレーターが実施するものやAI-OCRで自動的に行うもの等があります。

このように部門別に見直すポイントを踏まえ、どのようなサービスが自社にあっているのかを検討していきましょう。

まとめ

改正電子帳簿保存法に対応するにあたって、まずは利用している会計システムと販売管理システムがどのように対応するのかを確認し、そのうえで「どの部門」の「どの帳票」を紙から電子に変えていくかを考えてみましょう。
「紙の処理が多い部門がどこか」「今後紙から電子化していきたい帳票は何か」を踏まえ、まずはできる所から電子化に取り組んでいきましょう。

電子帳簿保存法への対応をきっかけにペーパーレス化を進める事で、作業の手間や管理工数が省け、費用削減や業務効率化に繋がります。

三和コンピュータでは、お客様の会社の業務フローや既に利用しているシステムなどを踏まえ、ご要望にお応えできるサービスを選定し、最適な組み合わせでのご提案が可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

※本記事は、令和5年の税制大綱の内容は含まれていません。
※作成日2023年3月7日時点の情報です。