電子帳簿保存法に適応するメリットをわかりやすく解説！
「電子帳簿保存法」という言葉を最近耳にすることが多くなったのではないでしょうか。
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2022年１月に大きな改正が行われました。この記事では電子帳簿保存法と改正ポイント、企業が電子帳簿保存法を適用することのメリット・デメリットについてご紹介します。
簡単に電子帳簿保存法を解説
電子帳簿保存法とは、仕訳帳や請求書、見積書といった国税関係帳簿書類を電子データ保存やスキャナ保存することを認めた法律です。
従来、こうした書類は紙で保存するのが一般的でしたが、政府は現代社会におけるICT活用を積極的に推進しており、その影響を受け2005年には紙の書類をスキャンして電子保存をすることが認められ、2016年にはスマートフォンやデジタルカメラで撮影したものを電子保存することが認められるなど、電帳法の対象書類はますます広がっています。
電子帳簿保存法で認められている保存要件は大まかに以下の３つです。
- 国税関係帳簿書類を電子データとして保存できる（以下、電子データ保存）
- 紙の国税関係書類をスキャンして電子データとして保存できる（以下、スキャナ保存）
- メールで受信したPDFや、WEBで受け取ったデータなどの電子取引に関する電子データを保存できる
（以下、電子取引に関する電子データ）
それぞれの項目についてもう少し詳しく見てみましょう。
1.電子データ保存
電子データ保存とは国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めたものです。
対象書類は、会計システムなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類です。電子データで作成した書類の「電子データでの保存」が認められています。なお、手書きの書類は対象外です。
2.スキャナ保存
スキャナ保存とは、取引先から受領した紙書類などをスキャナで読み取り、電子データとして保存することを認めたものです。
対象書類は、相手方から受領した見積書や契約書などの紙書類です。
3.電子取引に関する電子データ
電子取引に関する電子データとは、メールやクラウドなどインターネットを介した取引における電子データをそのまま電子データとして保存することを認めたものです。
2022年1月に実施された法改正により、この要件が「義務」となります。電子データとして保存できていない場合、罰則の可能性があるため注意が必要です。しかし、猶予期間として2023年12月31日までは紙での保存が認められていますので、この猶予期間中に適応できるよう準備しましょう。
改正されたポイントは？
2022年1月以降は電子帳簿保存法に下記の変更が加わりました。
- 電子帳簿保存制度の事前承認制度を廃止
- 国税関係書類に係るスキャナ保存の要件緩和
- 検索要件の緩和
- 適正事務処理要件の廃止
- 電子取引に関する電子データ保存の義務化
- 罰則規定の制定
今回は過去の法改正のなかでも変更点が多いのでしっかり確認しておきましょう。
検索要件の緩和
今までは電子データ保存・スキャナ保存をする際、検索機能として取引年月日・勘定科目・取引金額などの項目が必要でしたが、改正後は「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されます。
また、税務職員の質問検査権に基づくデータダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、「日付又は金額を指定して検索ができること」「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索ができること」の要件が不要になりました。
適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存に関して、書類の改ざん防止の観点で適応されていた相互牽制、定期検査、手続規定などの見直しといった「適正事務処理」の要件が廃止されました。
そのため、定期検査で電子データと突合を行う際に必要だった紙の原本が不要となり、定期検査を待たずにすぐ廃棄できるようになりました。また書類の作成または受領からスキャナ保存などの事務処理においては2人以上必要でしたが、今後は１名で行うことが認められました。
電子取引に関する電子データ保存の義務化
冒頭でも述べましたが、2022年1月に実施された法改正により、電子取引に関する電子データは電子保存が「義務」となります。電子取引はメールやインターネットを介した時点で対象となり、範囲が広いため注意が必要です。
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【電子取引の一例】
・EDI取引
・インターネット取引
・電子メール
・クラウド取引
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自社には関係ない制度だと考えていると、「おもわぬ書類が電子データでの保存対象だった」ということが起こるかもしれません。
電子データで保存ができていない場合、罰則の可能性があります。しかし、2023年12月31日までは紙の保存が認められていますので、この間に適応できるよう準備しておきましょう。
※下記ブログではその他改正ポイントや対象になる書類などを詳しく紹介しておりますので、ご参照ください。
電子帳簿保存法のメリット・デメリット
電子帳簿保存法に適応することは企業においてどのようなメリット・デメリットがあるのか、解説します。
メリット
経費削減
紙で帳簿を作成すると、印刷代・紙代・インク代・保管用のファイルやバインダー、またキャビネットなども必要になり経費がかさみます。
しかし、帳簿を電子保存すれば、ペーパーレス化になり印刷や保管に必要だった経費を節約できます。そのため、事務的負担も減るでしょう。
オフィスのスペース削減
紙で帳簿を保存すると書類の量に応じて、保管スペースを大きくしていく必要があります。また、さまざまな書類を何十年分と保存すると厚みを増し、オフィスのキャビネットを圧迫していきます。
そのため、保管するためのスペースを新たに設けたり、大量の帳簿を保管するための部屋が必要になる場合もあります。しかし、電子帳簿保存法を適用して電子データの保存を可能にすれば紙で保存する必要はなくなるため、オフィスの省スペース化に繋がります。
セキュリティの向上
紙の帳簿はオフィス内のキャビネットなどに施錠して保管し、盗難に備えているかと思います。しかし、物理的にこじ開けられた場合、悪意ある第三者に盗まれてしまい、社会的信頼を損なう可能性があります。
また、経年劣化によって文字が傷んで読みにくくなってしまったり破れたり、オフィスレイアウトの変更や引っ越し、災害などの際に書類を紛失してしまう可能性もあります。
しかし、帳簿を電子データで保存すれば書類の経年劣化の心配はなくなり、パスワードや閲覧制限を設けてセキュリティを強化することができます。また、バックアップをきちんと取ることで書類紛失のリスクも削減できます。
業務の効率化
紙での保存からファイルサーバ（ストレージサーバ）やクラウドへの電子保存に変更することで、場所や時間を問わず帳簿書類を閲覧できるようになるため、リモートでの作業が可能になりテレワークを促進できます。
また、たくさんある紙の書類の中から取り出したい一枚を探し出すのは時間がかかりますが、電子データで保存すれば検索機能を使って目当ての書類を簡単に探し出すことができます。ファイリングなどの作業もなくなるため、時間の短縮により業務効率化につながります。
業務効率が上がれば生産性の向上にも繋がり、最終的には業績にもいい影響を及ぼすでしょう。
デメリット
費用がかかる
既存のシステムで対応できない場合は、新しく電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する必要があります。
そのため、導入費用や維持管理費などの別のコストが発生します。税理士に依頼することも可能ですが、長期的にみると税理士に依頼するよりも電子帳簿システムを導入するほうが費用の削減になります。自社の業務や運用に適した費用対効果が高いシステムを選定し導入しましょう。
社内整備の必要性
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すると、新しいシステムを使用する社員の教育、業務マニュアルの見直し、新たな運用ルールの作成が必要になります。導入前にこれらをどのように進めていくか、よく検討しておく必要があります。また、誰もが使いやすいシステムを導入したほうがよいでしょう。
システム障害のリスク
電子データはサーバ上などで保存・管理するため、サーバがシステムダウンしたりするとデータを失う可能性があります。失ったデータを復元することは難しいため、日頃からバックアップの方法や体制を整えておく必要があります。
まとめ
この記事では「電子帳簿保存法とは」「改正ポイント」「メリット・デメリット」について解説しました。電子帳簿保存法に適応すると、紙での印刷や管理する工数が省けるため、費用削減や業務効率化などのメリットがあります。2023年12月31日の猶予期間終了までに必ず準備を進めておきましょう。
三和コンピュータでは、電子帳簿保存法に対応できる様々なシステムを取り扱っております。１つのシステムに縛られず、お客様の既存システムや運用方法を踏まえて最適なシステムをご提案いたします。ヒアリングからご提案、導入・サポートまで一貫してお任せいただける、トータルソリューションでお客様の電子帳簿法対応、DXの実現に寄与します。
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出展：国税庁 電子帳簿保存法関係パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より引用・加筆
出展：国税庁 電子帳簿保存法関係パンフレットPDF「始めませんか、帳簿書類の電子化」より引用・加筆
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