年末調整の電子化を行うメリット
年末調整にかかわる申告作業は１年に１度必ず行う作業です。１年に１度しか行わない作業かつ法令改正などによって変更が生じるものであるため、手続きの際に不備や不明点が生じてしまいがちです。
そこで、今回の記事では「年末調整の電子化を行うメリット」についてご紹介したいと思います。
年末調整とは
給与の支払者（企業）は従業員に対して、給与および賞与を支払う際に所得税の源泉徴収をしています。しかし、給与等から徴収している税額には生命保険料や地震保険料などの控除を行っていないため、実質的に「概算の金額」となります。そのため、１年間に納めるべき正当な年税額と一致させるためにその年の最後の給与等を支払する際に差額を精算しなければなりません。これが年末調整です。
年末調整の大まかな流れ
それでは年末調整はどのような流れで行われるのでしょうか。多くの企業では１１月から翌年１月にかけて行われるのが一般的です。正確な所得を明らかにして様々な制度の恩恵を受けることになるため、従業員は各種書類を準備します。
生命保険に加入している場合は「生命保険料控除証明書」、住宅ローンの債務がある場合は「住宅借入金等特別控除申告書」、家族の分の国民年金を納めている場合は、「社会保険料（国民年金保険料）控除証明書」等が必要になります。
年末調整の大まかな流れは下記です。１．従業員による申告
・申告書類の配付、回収、チェック（担当者）
２．年税額の計算（担当者）
・過不足額の精算
・源泉徴収票の作成
３．法定調書の作成・提出（担当者）
・法定調書合計表の作成、提出
・支払調書の作成、提出
・源泉徴収票の提出
・給与支払報告書の作成、提出
①従業員による各種申告書の提出 ～１１月下旬
担当者は年末調整の対象となる従業員に必要な各種書類を配付し、必要事項を記載してもらい回収します。 年末調整では、「給与取得者の扶養控除等（異動）申告書」が必ず必要になります。 また、該当者別に提出が必要な書類は主に下記です。
| 該当者 | 提出必要書類 |
|---|---|
| 所得控除が受けられる保険料や確定拠出年金（iDeCo）等の掛金がある人 | 給与所得者の保険料控除申告書 控除証明書類 |
| 配属者控除を受けられる人 | 給与所得者の配属者控除等申告書 |
| 住宅ローンを利用し、マイホームの取得等をした人 | 住宅借入金等特別控除申告書 |
| 転職で中途入社した人 | 前職での源泉徴収票 |
②年末調整の計算の実施 ～１２月下旬
従業員から各種申告書の回収が完了した後は、年末調整の計算を行い源泉徴収票にまとめます。年末調整の計算手順
- 課税給与所得金額の計算および所得税額の算出
給与所得控除後の給与等の金額ー所得金額の合計額
→令和X年分の年末調整のための算出所得税額の速算表→算出所得税額
- 年調所得税額の計算
算出所得税額－住宅借入金等特別控除額
- 年調年税額の計算
年調所得税額×102.1％＝年調年税額
※所得控除額は収入金額によって異なります。
源泉徴収票の作成
年末調整の計算が終了したら従業員ごとに源泉徴収票を作成します。源泉徴収票は下記内容で構成されています。
- 税務署への提出用
- 本人への交付用
- 市区町村へ提出する給与支払報告書（個人別明細書）
本人への交付用の源泉徴収票は、従業員に年末調整の結果をまとめた「従業員の確定申告」とも言えます。従業員への交付は12月の最終給与支給時に行われることが一般的です。
③法定調書の作成と提出 ～１月下旬
年末調整の計算が完了すれば、源泉徴収票をはじめとし税務署や市区町村に提出する法定調書の作成・提出および源泉徴収税の納付を行います。法定調書は2021年8月現在で60種類ありますが、その中で「年末調整に関する法定調書」は以下の４種類です。
- 支払調書
- 法定調書合計表
- 源泉徴収票
- 給与支払報告書
年末調整電子化のススメ
企業の年末調整担当者は従業員の人数分対応を行わなければなりません。 また、年末調整は毎年発生する業務ですが、法令改正により前年の実施方法がそのまま適用できないこともあり、年末調整は年に一度の業務ですが担当者の負担はかなり大きくなることが多いのです。 しかし年末調整を電子化することによって担当者の負担を削減することができます。
電子化を行うメリット
WEB入力
申告書の印刷・封入作業の廃止ができるため担当者の負担を軽減できます。Webを利用できるシステムであれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど従業員が作業しやすいデバイス、場所で申告書に入力、提出ができます。紙の申告書では“紙”を持ってくるのを忘れた、などで提出の遅延が生じたりしますが、WEBから入力できるので提出遅れを防ぎやすくなります。
入力ミスの削減
必須入力、必要最低限の項目のみの入力となるので入力漏れや入力ミス防止ができます。計算が自動化されるため計算ミスも防ぐことができます。
各項目にガイド・ヘルプ機能があり、入力に関する質問をその場で解決できるものもあります。
提出状況の管理・督促
従業員の提出状況をシステム上で簡単にリアルタイムで確認することが可能です。提出が遅延している従業員に対して入力の督促を行えます。
また入力内容に不備があった場合はWeb上で修正依頼し再提出できます。
まとめ
年末調整は１年に１度、所得取得者に必ず生じる手続きです。 ニューノーマルが求められる昨今、テレワークを行う企業も増え、紙でのやり取りが必要となる年末調整は新しいオフィススタイルでどのように対応していくかが一つの課題となります。年末調整を電子化することで作業負担を軽減することが可能です。
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