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SaaS型のホテル基幹業務システム「NEHOPS」を導入しお客様サービスの向上を実現

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株式会社 倉敷アイビースクエア様

倉敷アイビースクエア様は明治時代の倉敷紡績所(現クラボウ)発祥工場の外観や立木を可能な限り保存し、再利用して生まれた、ホテル・文化施設をあわせもつ複合観光施設です。最新のSaaS型ホテル基幹業務システム「NEHOPS」を導入し、ペーパーレス化・業務改善を実現されました。導入の経緯と効果について宿泊部の神達様にお伺いしました。

 

導入前の課題

  • 紙ベースでの業務が多く正確性・リアルタイム性・業務効率に問題があった
  • システムで完結できない業務が人員確保や人件費改善の足かせとなっていた

導入後の効果

  • 多くの書類をデータとして管理し保管スペースと管理コスト改善を実現
  • ほぼ全ての予約情報を自動取込しヒューマンエラー防止や人員削減に貢献

 

倉敷アイビースクエア




倉敷アイビースクエア
所在地 岡山県倉敷市本町7-2


外観




赤煉瓦に蔦の絡まる
時の流れを感じるホテル

 

導入の経緯

正確性・リアルタイム性・業務効率を向上し、お客様満足度向上を図りたい

旧型のPMS(ホテル管理システム)を長年にわたり使用していたため、紙ベースでの業務が中心となっており、正確性・リアルタイム性・業務効率の点で大きな問題をかかえていました。また、レジカードや帳票類を保管するスペースがなく、保管期間や場所の問題にも悩まされていました。
くわえてシステムのみで完結できない部分が多く、予約管理等に人員を介入させる必要があったため人員の確保や人件費の改善に大きな足かせとなっていました。

今後新たに出現する多くの宿泊総合施設との競合の中で生き残っていくには、これらの問題点を早急に解消し、より積極的な運営スタイルへ切り替える必要性を感じていました。したがって旧来に比べ、

・業務の処理スピードの大幅な向上
・ヒューマンエラーの低減かつ正確性の向上
・全体の業務量とコストの削減
・リアルタイム分析力アップによる売上の向上
・個人情報保護における強固な管理レベルの確保

ここれらの困難な課題をクリアし時間とマンパワーの余力を生み出すことで、限られた人的リソースを、より高いお客様満足度実現への施策構築に振り分けていく戦略を社内で打ち立てました。

これまで長年にわたりホテルシステムの導入・保守にて三和コンピュータ様にご協力いただいておりましたので、使用していたPMS(ホテル管理システム)の後継にあたるシステムを提案いただきました。
後継システムであればスタッフも違和感なく扱えることや、国内ホテルの採用シェア率が非常に高く、信頼性の高いシステムであることを考慮し、引き続きご支援いただくこととなりました。

 

導入の効果

スタッフの意識が高まりサービスの質がグレードアップ

最新のホテル基幹業務システム「NEHOPS」に入れ替えたことで、多くの書類をデータとして管理・閲覧できるようになりました。レジカードや帳票類、パスポートのコピーを紙で保管する必要が無くなり、スペースの確保と管理コストの問題を同時に改善することができました。システム上でのレジカード情報や各種帳票の閲覧は非常に見やすい設計となっており、高いレベルでのペーパーレス化を実現することが出来ています。

また今回のシステム導入を機に、サイトコントローラーとの連携も大きく見直しました。ほぼすべての宿泊予約情報をリアルタイムかつ正確に「NEHOPS」へ自動で取り込めるようになりました。あわせて「NEHOPS」からサイトコントローラーへ在庫情報・料金情報等をタイムリーに自動反映させることも可能となり、ヒューマンエラー防止やスタッフの手間軽減といった効果を生んでいます。

ホテルマン

その他にも「宿泊・宴会・レストラン等各部門の接客履歴の共有」や「清掃指示」等、これまでは外部ツールや紙ベースで管理していた附随業務も、ほぼ全てを「NEHOPS」で管理できるようになったことは非常に大きな改善点となっています。

今回導入した「NEHOPS」はSaaS型のシステムです。SaaS型システムには、ホテル側の要望を取り入れたバージョンアップが定期的に実施されるというメリットがあります。最新のシステムを採用し、多くのホテル業務を見てこられた三和コンピュータ様にご支援いただいたことでシステムの機能を最大限に活用し、オペレーションの見直しが図られ多くの業務改善を実現することが出来ました。
先進的なホテル基幹業務システムを導入することは、組織全体の改革につながっています。スタッフのITリテラシーの向上や業務効率への認識と意識を高めることにも大きく貢献しています。
最終的にスタッフの知識や士気が高まり、お客様へ提供するサービスの多くがグレードアップされました。

三和コンピュータ様には多くの導入事例をご紹介いただきながら、システムの習熟支援のみならず、長期的に安定して運用できるホテル業務のオペレーション確立にご協力いただきました。
今回のプロジェクトは新型コロナウイルスの感染拡大が始まった当初に始動したため、緊急事態宣言発令に伴う移動の制限等多くの難題が立ちはだかるさなかでしたが、リモートワークでのサポートや短い時間での現地作業等にご尽力いただけた為、無事にシステム切替日を迎えることができました。

アナログ業務からのシステム移行が多く、非常にボリュームの大きいプロジェクトでしたが、手厚いサポート体制で支えていただきました。

 

システム概要

お客様のご要望をお伺いし最適な形でNECのSaaS型ホテル基幹業務システム「NEHOPS」を導入。 ホテル基幹業務システム「NEHOPS」は宿泊・宴会・レストランをはじめ、統合顧客管理や清掃指示等ホテル全館の業務効率化を実現します。三和コンピュータのホテル業務を熟知したホテル専属のSEが導入・教育・運用をサポートいたします。

システムイメージ

 

 

 

導入のご相談などございましたら
お気軽にお問合せ下さい。

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