短期間でインボイス制度に対応し、業務効率化・生産性向上と働き方改革を同時に実現
株式会社日経エージェンシー様
株式会社日経エージェンシー様は、広告代理業務を中心に、新聞・テレ ビ・デジタル・イベント・出版など多様なメディア・手法を活用した広告提案をされています。
独自の売上入力システムおよびオンプレミス型の勘定奉行と商蔵奉行を利用されておりましたが、インボイス対応を機に勘定奉行クラウド・商蔵奉行クラウドへ移行。その後SCC DXPを利用して売上入力システムを刷新し、全社の業務DXを実現されました。
HR・ICTソリューショングループ 、総務・経理部の方々にお話を伺いま した。
導入前の課題
- インボイス制度開始までに基幹システムを制度に対応させる必要があった
- 承認手続きは紙ベースで行われており、承認遅延などが発生することがあった
- 経理へ問い合わせないと営業が売上集計や請求書データなどを確認できず手間となっていた
- 売上・仕入が同時に確定する仕様のため、赤黒伝票が多く発生し業務負荷が高かった
導入後の効果
- 段階的にシステムを移行することで短納期でのインボイス制度対応を実現した
- 緻密な承認フロー機能とコメント機能によりスピーディーかつ円滑な業務遂行が可能に
- 営業が自ら売上集計や請求書確認を行えるようになり、経理の負担が軽減した
- 業務に即したシステム設計で手戻りが減少し、赤黒伝票の発生を約3割削減した
導入の経緯
限られた時間の中でインボイス制度に対応し、業務に即したシステムを構築したい
当社ではもともと個別開発の売上入力システムとオンプレミス型の勘定奉行・商蔵奉行を利用していましたが、独自のシステムが絡んでいることもあり、インボイス制度対応の準備がなかなか進まず困り果てていました。制度開始まで残された時間がわずか４ヶ月と迫る中、株式会社オービックビジネスコンサルタントさんの紹介で三和コンピュータさんと出会いました。
すぐに足を運んでいただき既存のシステムを調査・分析してもらいました。そこで三和コンピュータさんから提案されたのが、まずは勘定奉行と商蔵奉行をクラウド化し、既存の売上入力システムとの連携プログラムを開発することでインボイス制度に対応。その後しっかり要件を整理して売上入力システムもSCC DXPを利用してクラウドで刷新するという段階的なアプローチでした。限られた時間の中でベストな策を講じた三和コンピュータさんの提案力と実行力は非常に心強く、まずは無事にインボイス制度に対応することができました。
その後SCC DXPを利用して売上入力システムを刷新するプロジェクトがスタートしました。既存システムは20年以上運用されていた独自仕様でしたが、業務プロセスや承認ルール、帳票まで細かくヒアリングしていただきました。営業や経理など複数部門の要望を丁寧に吸い上げ、必要な機能を取捨選択したことで、実際の運用に即した理想のシステム構築が実現できました。
慣れ親しんだ旧システムの使い勝手を損なわずに機能を強化したことで、システム切り替えに伴う現場の負担や混乱を最小限に抑えることができました。
導入の効果
クラウド環境への移行と業務運用の見直しにより、生産性向上と働き方改革を推進
一連のシステム刷新によって業務の効率・生産性が飛躍的に向上しました。従来は売上と仕入が同時確定する仕様だったため、仕入額や仕入先コードの修正で赤黒伝票が頻発していました。SCC DXPを利用した新売上入力システムでは、売上と仕入の承認・確定処理が分離されたことで手戻りが減少し、赤黒伝票の発生を約3割削減することができました。
今まで経理に問い合わせないと確認できなかった仕入や売上、請求書、入金の詳細情報を営業担当者や関係部門が、各自確認・集計できるようになったことも非常に良い点です。得意先情報も商蔵奉行クラウドと売上入力システム間で自動連携されており、営業・経理双方が最新情報を確認可能です。
また、売上入力システムの閲覧権限や承認ルールは柔軟に設定可能で、差し戻し機能やコメント機能の活用により、承認の経緯がシステム上で明確に記録されるようになりました。
画面の視認性や検索性も大幅に改善され、必要な情報にすぐアクセスできるように
紙の印刷削減も大きな成果のひとつです。以前は請求書の印刷に加え、月に200枚以上の承認用伝票を印刷することもありました。しかし現在では、ほぼすべてがデジタル化され、ペーパーレスが実現しました。
勘定奉行、商蔵奉行、売上入力システムのクラウド化によって、従来はオフィスでないと行えなかった売上処理や承認業務が在宅勤務でも可能となりました。あわせて社員がシステムを利用できる時間帯も設定したため、過度な残業を防ぐ効果も生まれ、働き方改革にも貢献しています。
システムの導入時だけでなく稼働後も三和コンピュータさんには親身にサポートいただいており、細かなチューニングや要望への対応も迅速なため安心しています。
導入システム
オンプレ版勘定奉行と商蔵奉行をクラウド版に移行し、旧売上入力システムとの連携プログラムを開発してインボイス制度に対応。その後SCC DXPを利用して売上入力システムを開発・導入して基幹業務全体のクラウド化を行い業務DXをご支援いたしました。
SCC-DXP とは、当社が提供する あらゆる業務を電子化するノーコード・ローコード開発ツール です。
・商蔵奉行クラウドに興味はあるがライセンス費用がかかるので導入に踏み出せない
・各種伝票について承認ルートが多く、奉行クラウドの承認機能だけでは機能が足りない
このようなお悩みをお持ちの方は下記よりお問合せ下さい。
