当社は株式会社オービックビジネスコンサルタント（以下OBC）の奉行シリーズの販売、カスタマイズを行っております。当社の管理部門において給与明細電子化クラウドを導入しました。給与実務担当者のエピソードをご紹介します。
給与明細電子化の機運は3年前の2015年に一度ありました。当時の給与担当者がシステムの導入に向けて尽力していたのですが、残念ながらその時は導入には至りませんでした。
その後、社会のIT技術の進化に伴い再び当社においてもクラウドシステムによる業務効率化の機運が高まりました。私が給与担当者になったのはちょうどそのころ、2018年の1月でした。そして、3ヶ月の引継ぎ期間後は一人で担当することになったのです。
給与担当になり、まず感じたのは作業的業務が多いことです。給与明細書の印刷、切り取り、封入、封緘は単純作業ではありますが、従業員約460名分を行うのはかなりの時間を要します。また、賞与支給月にはこの作業が単純に倍発生しますし、12月は年末調整まであるため多忙を極めます。
これは何とかしなければいけない、と思いました。当社は以前からOBCの給与奉行を使用していたことから、連携が可能なOBCの給与明細電子化クラウドの導入を決めました。
2019年2月から完全電子化を行いましたので、本格的な効果はこれからですが間違いなく言えるのは、先に課題として挙げた作業的業務がほとんど「ゼロ」になることです。給与明細用紙や発送料等のコストの削減のほか、誤配・遅配・誤封入等のリスク排除も、非常に大きな効果だと感じています。
昨年、送付先拠点の社員から「明細書が届いていない」と連絡があり、ヒヤリとしたことがあります。幸い、拠点内での配付遅れが要因だったため無事に見つかりましたが、大きなリスクです。遅配の影響もありました。西日本地域の豪雨災害で九州方面への鉄道幹線ルートが寸断された影響で貨物輸送が止まり、代替の海上輸送となったため九州支店へ送付した明細書が給与支給日までに届けることができませんでした。もっとも、給与は予定通りに入金されていましたので混乱はなかったのですが。
電子化に完全移行した2月以降は空いた時間を別の業務に充当できます。総務人事部の帳票の電子化やRPAの導入検討などやりたいことは山ほどありますので、給与明細を電子化できたことは本当にうれしく思っています。
従業員側のメリットとしては、まず各拠点の上長による従業員個人への配付の手間が無くなったことが大きいと思います。また、従業員はインターネットに接続可能な環境さえあればいつでも明細を確認することができるので、会社に行かなければ給与明細を受け取れない、ということがなくなります。
2018年の年末調整より配偶者控除、配偶者特別控除を受けるためには申告書へ本人の収入見積額を記載する必要がありますが、過去3年分の明細がWEBで確認できるため、いちいち過去の紙の明細書を探したり、見つからなくて困るといった心配もありません。
給与明細書の電子化は従業員のお金に直接かかわる重要なことですので”周知”と”わかりやすさ”を意識しました。
当社は中途入社の従業員が少なく、入社時から書面の明細書を交付されていた従業員が多いため、3ヶ月の並行稼働期間を設けることで緩やかな導入を図りました。給与担当者としてもシステム習熟の時間が欲しかったこともあります。仮に設定ミス等で電子版の配付ができなかったとしても、並行して書面の明細書を配付することが保険になると考えました。
短縮URLとQRコードを用意割り当てられた奉行クラウドのURLが長い記号の羅列のため、わかりやすい短縮URLを設定するとともにスマートフォンでも簡単にアクセスできるようQRコードも用意し、従業員へ通知しました。
従業員向けFAQを作成まず自分の給与明細だけを電子化し検証を行い、FAQを作成しました。初めて使用する従業員の疑問点を少しでも解消することでスムーズな導入につながるのではないかと考えました。
「OBCNetサービス」というOBC製品利用者向けのサポート総合サイトがあります。製品の操作説明や、法改正情報のほか、年末調整の時期には特設ページが設けられます。処理手順を確認したいときはオンラインサポートで質問させていただきました。回答はわかりやすく丁寧で、早いときは午前中の質問の回答をその日の午後にいただいたこともありました。「よくあるお問い合わせ」で検索もでき、とても重宝しています。
私のような経験が浅い方や給与業務を一人で担当し、周りに質問できる人がいない方などにはこのサポートはとても心強いと思います。給与担当になって1年に満たない私ですが、戸惑うことも少なく順調に導入することができたことにほっとしています。
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