給与担当1年目の中堅社員が一人で460名分の年末調整を行う

 当社は株式会社オービックビジネスコンサルタント(以下OBC)の奉行シリーズの販売、カスタマイズを行っております。当社の管理部門において年末調整申告書クラウドを導入しました。給与実務担当・主任高野のエピソードをご紹介します。

導入前の課題・全従業員約460名分の申告書に基本情報を印刷、封入し配付する
作業的業務が発生していた
・記載モレや計算ミスがないか確認するのにかなりの時間を要していた
・給与、賞与処理も同時期に行う必要があり、多忙を極めていた
導入製品・奉行Edge 年末調整申告書クラウド
導入後の効果・申告書への基本情報の印刷、封入作業の廃止、システムへの手入力廃止により
業務時間を大幅に削減
・自動計算や必要書類判定などの機能により記載モレ・ミスが軽減
導入後、工数削減

導入の経緯

給与担当1年目には乗り越え難い年末調整業務

 従来、当社の年末調整はあらかじめ紙の申告書に基本情報(従業員の氏名・住所・団体加入保険・配偶者名・扶養者名)を印刷し、個別封筒へ入れ、約460名の従業員に配付していました。従業員は申告書に必要事項を記入後、保険料控除証明書等を封筒に同封し提出する流れです。

 私は2018年1月に前任者から引継ぎ、給与担当となりました。給与担当者にとって1年を通し一番多忙となる年末調整業務に、未経験ながら一人で取り組まなくてはいけないことに非常に不安を感じていました。
 年末調整時期である11月~12月は給与と賞与処理も重なりますので、年末調整業務時間の削減が期待できる年末調整申告書のWEB化を検討することにしました。申告書のWEB化を行うことで、従業員の申告書への記載や提出といった負担軽減にも繋がると考えました。

 当社は以前からOBCの給与奉行・法定調書奉行を利用しており、連携が可能なOBCの年末調整申告書クラウド(以下、年調クラウド)を導入いたしました。

導入の効果

紙のままでは到底実現不可。チェック業務が劇的に削減!

訂正内容コメント記入画面 今回OBCの年調クラウドを導入したことで、申告書の印刷・封入作業は一切不要になりました。
 従業員が提出した申告書の内容チェックは年末調整業務の中でも最も時間を要する作業です。導入後はチェック項目が減ったため業務時間が削減できました。
 管理者側で事前投入済みの基本データを従業員が訂正すると、他の項目と異なる色で表示されるので、確認すべき項目がひと目で分かります。控除額も自動計算されるので、控除証明書の内容と照らし合わせ正しく入力されているかのみチェックすればよくなりました。

 万が一、入力不備があった際は誤字・脱字など軽微な修正は管理者側で行いますが、内容によっては本人に訂正依頼をしなければなりません。紙の申告書の場合は本人に返却し再度郵送で提出してもらうこともありました。年調クラウドではWEB上で返却・再提出が可能です。管理者側は訂正してほしい項目にチェックを入れ、コメントを付け、差し戻しボタンを押すだけで訂正依頼が完了。該当者には訂正依頼がメールで通知されるので個別に連絡をする必要もなくなりました。

 また、昨年までは紙で集めた保険料控除申告書および住宅借入金等特別控除申告書の内容を給与奉行および法定調書奉行に手入力していたため、誤りがないよう細心の注意を払う必要がありました。年調クラウドであれば奉行連携により、数分でデータ取込が完了します。当社は両申告書合わせて約350件提出されますので、手入力作業が不要になったことは相当な時間削減効果があります。

 毎年、年末調整後に各申告書をファイリングしますが、電子化されたおかげで扶養控除等(異動)申告書分および配偶者控除申告書は紙のファイリングが不要となり、ファイル2冊分の保管スペースが不要となりました。
 年末調整業務は11月下旬の給与、12月上旬の賞与と並行して行い、12月下旬の給与で還付・徴収を行います。もし、年調クラウドの導入がなければ給与担当1年目の中堅社員のスキルでは12月給与に間に合わなかったかもしれません。運用の検討や従業員への周知など、導入にあたって苦労もありましたが、年末調整業務全体としては絶大な効果があったと確信しています。

従業員も簡単安心!親切なヘルプマークと自動計算機能!

ヘルプマーク補足説明表示画面 従業員の負担軽減にも効果があったと思います。年調クラウドはログイン後、提出する申告書を選択する仕組みになっています。以降の入力は、選択した申告書の入力項目のみが表示されるため、シンプルでわかりやすいです。
 各入力項目には「?」マークがあり、マウスカーソルを合わせると補足説明が表示され、入力をサポートしてくれます。
 証明書など書類の提出が不要な従業員は、たった10分程で申告書の提出が完了します。
 さらに各保険料控除は9件まで入力できるので、欄が足りず困ることや紙のように入力欄が小さく書きにくいという煩わしさもなくなりました。

 配偶者控除対象および配偶者特別控除対象や扶養者の区分判定(年少扶養、特定扶養など)も年調クラウドが自動で行います。従業員から年末調整に関する問合せは少なかったと感じています。

工夫した点

よりスムーズな運用を検討し従業員へ周知

導入スケジュール運用に向けた事前準備としては、年調クラウドへ基本情報の投入、そしてID・パスワードの設定と従業員への配付を行いました。運用方法の検討や手順などを確認しながら進めたため、ある程度の時間を要しました。 

 保険料控除証明書、住宅借入金等特別控除申告書および借入金残高証明書などは原本の提出が必要なため、提出用として封筒は従来通り全従業員に配付しました。その際年調クラウドWEBサイトのURLとID・パスワードを同封しました。

 年調クラウドは住宅借入金等特別控除申告書の入力も行えますが、税務署から書面交付された申告書への記載および原本の提出は必要です。他の申告書のようにペーパーレスにはなりません。そこで従業員に対し「先に年調クラウドへ入力し、それを書面の申告書へ書き写してください」と案内しました。控除額は自動計算されますから、この手順なら記載ミスを減らせると考えたのです。その結果、昨年に比べ記載ミスを16%減らすことが出来ました。

システム概要

従来
  • 従業員460名分の申告書の印刷・封入作業が発生
  • 従業員は申告書に必要事項を記載し、各種証明書を同封し提出
  • 提出された全申告書および証明書を給与担当者がチェック
  • 記載ミスがあった場合、従業員本人へ再度配付し訂正依頼
  • 申告書を見ながら1件1件給与奉行、法定調書奉行に手入力
導入前運用イメージ
年末調整申告書クラウド導入後
  • 申告書の印刷・封入作業の廃止
  • 従業員はWEBサイトにアクセスし、必要事項を入力
  • 原紙の提出が求められる証明書は封筒に入れ提出
  • 年調データは給与奉行、法定調書奉行に簡単取り込み
導入後運用イメージ

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