タブレットを活用したおもてなしと業務改善

龍名館東京外観
 ホテル龍名館東京様は、東京駅から徒歩3分に位置する全135室のホテルです。おもてなしに注力する為、独自のIT戦略による業務効率化に積極的に取り組まれております。この度、タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムを導入されました。

導入の経緯・効果

 ホテル龍名館東京支配人 勝野友春様にお話を伺いました。

経緯

 当ホテルは「おもてなし」に注力する為、業務効率化に積極的に取り組んでおります。ホテルシステム「NEHOPS」の導入窓口であり長年信頼関係を築いてきた三和コンピュータさんと日頃より、ホテル業界の最新IT動向や今後の在り方について情報交換を行ってまいりました。その中で、タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムを提案いただきました。

 レジストレーションカードは、お客様にご記入いただいたのち、数年保管する必要がありますが、保存された宿泊情報データをタブレットに表示し、画面上に署名をしていただく事で用紙代と保管スペースの削減を図る事ができます。また、以前からVOD(Video On Demand)にて客室清掃管理を行っておりましたが、お客様のビデオ視聴率減少もあり、VODに替わる客室の清掃管理方法を探しておりました。そのような背景もあり、タブレットシステムの導入を決めました。

 当ホテルの要望を満たし、「NEHOPS」との連動を前提とした仕組みが不可欠だと判断し、タブレット向けのアプリケーションをゼロから開発する事になりました。
 開発にあたり、既存のシステムやオペレーションに馴染む事、スタイリシュでホテルコンセプトに沿う事、デジタル機器に慣れていないスタッフでも感覚的に操作できる事、そして情報セキュリティが担保されている事を主なテーマとして、先駆的にタブレットサービスを導入している現場を視察・ヒアリングし、約半年をかけて構想を練りました。

効果

 タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃システムの導入により、リアルタイムに共有・管理できる情報量が飛躍的にアップしました。VODによる客室清掃管理では、TV画面で清掃状況のステータス変更を行えるのみでしたが、タブレットであれば宿泊されるお客様の情報やリクエスト内容、清掃の優先順位もリアルタイムで表示する事ができます。
 また、レジストレーションカード及び清掃指示書のプリントやメモで使用していた紙による意思伝達手段を廃止する事で、ペーパーレス化も実現する事ができました。

 スタッフのトレーニングについても十分な準備期間を設けた事もあり、スムーズに移行する事ができました。導入にあたり、現場のオペレーションも徹底的に見直した事で合理的な改善が促され、導入プロジェクトに関わった若手スタッフの業務改善に対する意識の変化も大きな成果だと思います。
 将来的には、客室のパッケージをお客様のリクエストによりカスタマイズする事など、CRMを活用した付加価値の向上を実現する為、予約から清掃指示書までの情報をオンラインで一元共有・管理できるよう、段階的なシステム構築とバージョンアップを図っていきたいと思います。

電子レジストレーションカードチェックインの様子
ハウスキーピングの様子

システム概要

 三和コンピュータのホテル業務を熟知したホテル専属のSEが、お客様のご要望をお伺いし、iOS向けに開発いたしました。既存のホテルシステム「NEHOPS」との連携により、宿泊者情報、リクエスト内容を各業務担当者が共有できる仕組みを実現しております。

電子レジストレーションカードシステム

電子レジカード概要図

 お客様ご到着時に、タブレットへ宿泊者情報をご記入いただきます。ご記入いただいた情報は電子データとしてファイルサーバーに保存します。

導入効果
  • コスト(用紙代、印刷代、廃棄費用)の削減
  • 保管スペースの削減
  • レジストレーションカードを探す時間の短縮
  • レジストレーションカード発行業務廃止による他業務への時間振替

客室清掃管理システム

客室清掃管理システム概要図

 フロントとハウスキーピングでチェックアウト情報・清掃情報をリアルタイムに共有する事で、作業の効率化を図る事ができます。

導入効果
  • 清掃指示書の電子化によるペーパーレス化の実現
  • リアルタイムでの指示伝達により、効率の良い清掃が可能
  • 電話機やVODによる清掃管理に比べ、共有・管理できる情報量が飛躍的に向上
  • 宿泊者・清掃担当者の傾向を見える化する事で、清掃時間の短縮と清掃レベルが向上