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電子レジストレーションカード・客室清掃管理システム(タブレット活用)

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ホテル龍名館東京様

 
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タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと 客室清掃管理システムを導入

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 ホテル龍名館東京様は、東京駅から徒歩3分に位置する全135室のホテルです。おもてなしに注力するため独自のIT経営戦略により業務効率化に積極的に取り組まれております。このたびタブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムを導入されました。

導入の経緯・効果

 タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムをご導入頂いたホテル龍名館東京の支配人 勝野 友春様にお話を伺いました。

導入の経緯

 当ホテルはおもてなしに注力するため、業務効率化に積極的に取り組んでおります。ホテルシステム「NEHOPS」の導入窓口であり、長年信頼関係を築いてきた三和コンピュータさんと日頃よりホテル業界の最新IT動向や今後の有り方について情報交換を行って参りました。その中で タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムを提案頂きました。 LOGO
 レジストレーションカードはお客様にご記入頂いた後、数年保管する必要がありますが、タブレットに宿泊情報を表示し 画面上に署名を頂きデータとして保存する事で、用紙代と保管スペースの削減を図る事ができます。
 また、もともとVOD (Video On Demand)にて客室清掃管理を行っておりましたがお客様のビデオ視聴率の減少もありVODに代わる客室の清掃管理方法を探しておりました。そのような背景もあり、タブレットシステムの導入を決めました。
 当ホテルの要望を満たし、「NEHOPS」との連携を前提とした仕組みが不可欠だと判断し、タブレット向けのアプリケーションをゼロから開発する事となりました。
 開発にあたり、既存のシステムやオペレーションになじむことや、ホテルコンセプトに沿いスタイリッシュであること、ハウス(清掃スタッフ)などのデジタル機器に慣れていないスタッフでも感覚的に操作できる事、そして情報セキュリティが担保されている事などをテーマとし、先駆的にタブレットサービスを導入している現場を視察・ヒアリングするなどし、約半年を掛けて構想を練りました。
 

導入後は

 タブレットを活用した電子レジストレーションカードシステムと客室清掃管理システムの導入により、リアルタイムに共有・管理できる情報量が飛躍的にアップしました。VODによる客室清掃管理では、TVの画面で清掃状況のステータス変更を行えるのみでしたが、タブレットには宿泊されるお客様の情報やリクエスト内容、清掃の優先順位もリアルタイムで表示する事ができます。 PHOTO
 また、レジストレーションカード及び清掃指示書のプリントやメモなどの紙による意思伝達手段が廃止され、ペーパーレス化も実現する事ができました。
 スタッフのトレーニングについても十分な準備期間を設けた事もありスムーズに移行する事ができました。導入にあたり現場のオペレーションも徹底的に見直した事で合理的に改善が促され、導入プロジェクトに関わった若手スタッフの業務改善に対する意識の変化も大きな成果だと感じています。  
 将来的には客室のパッケージをお客様のリクエストによりカスタマイズすることなど、CRMを活用した付加価値の向上を実現する為に予約から清掃指示までをオンラインで情報を一元的に共有、管理できるよう、段階的にシステムの構築とバ―ションアップを図ってゆきたいと思います。
 

導入システムの概要

 三和コンピュータのホテル業務を熟知したホテル専属のSEがお客様のご要望を伺い、電子レジストレーションカードシステム及び客室清掃管理システムをiOSにて開発致しました。
 
 既存のホテルシステム「NEHOPS」との連携により、宿泊者情報やリクエスト内容を各業務担当者が共有できる仕組みを実現致しました。
 

電子レジストレーションカードシステム

お客様ご到着時、タブレットに宿泊者情報をご記入頂きます。ご記入頂いた情報は電子レジストレーションカードデータとして、ファイルサーバ等に保存します。
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導入効果

  • コスト(用紙代、印刷代、廃棄費用)の削減
  • 保管スペースの削減
  • レジストレーションカードを探す時間の短縮
  • レジストレーションカード発行業務削減による、他業務への時間振替
 

客室清掃管理システム

フロントとハウスキーピングでチェックアウト情報、清掃情報をリアルタイムに共有することで、作業の効率化を図ることができます
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導入効果

 
  • 清掃指示書の電子化によるペーパーレスの実現
  • リアルタイムでの指示伝達により効率良く清掃が可能
  • 電話機やVODによる清掃管理に比べ、共有・管理できる情報量が飛躍的にアップ
  • 宿泊者や清掃担当者の傾向をみえる化し、清掃時間の短縮や清掃レベルを向上
 
ホテルシステム「NEHOPS」の詳細はこちらをご覧ください。
 
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